Non c’è un giorno uguale all’altro: a volte rinnovi un contratto di fornitura prima della scadenza, altre volte gestisci un sollecito con fermezza e tatto, altre ancora sistemi una pratica amministrativa prima che qualcuno se ne accorga. La struttura è la tua migliore alleata.

Le tue attività:

• Gestisci i contratti con fornitori, prestatori di servizi e locazioni – registrazione, rinnovo, termini di disdetta – e curi un registro contratti sempre in ordine
• Ti occupi dell’amministrazione generale: gestione della posta, archiviazione dei documenti, corrispondenza con gli enti pubblici
• Coordini i temi di office e facility management delle nostre sedi: fornitori esterni come pulizie, manutenzione e gestione degli immobili, allestimento e organizzazione degli uffici, oltre al parco auto aziendale
• Crei e invii le fatture in uscita e gestisci il recupero crediti fino all’incasso, incluso il sollecito secondo fasi ben definite
• Rispondi alle richieste delle varie aree aziendali su temi contrattuali e amministrativi, oppure le inoltri in modo chiaro al tuo responsabile
• Tieni aggiornato il portafoglio assicurativo del gruppo e sei il primo punto di riferimento per i broker assicurativi
• Lavori con dimestichezza informatica con i nostri sistemi di amministrazione, contrattualistica e fatturazione, e promuovi l’automazione dei processi ricorrenti
• Collabori alla gestione dei contributi e finanziamenti: raccogli la documentazione e tieni sotto controllo scadenze e obblighi di rendicontazione
• Curi a livello amministrativo la gestione del personale e la sicurezza sul lavoro: formazioni obbligatorie, rispetto delle scadenze e documentazione
• Contribuisci attivamente allo sviluppo dei processi del backoffice

Un titolo di studio fa piacere, ma non è indispensabile. Quello che conta: talento organizzativo, occhio per i dettagli e la calma necessaria per mantenere una visione d’insieme anche con più scadenze aperte contemporaneamente.

Ecco cosa fa di te un match perfetto:

• Hai già lavorato in amministrazione, nell’office o facility management o in un ruolo simile
• Leggi i contratti con attenzione: scadenze, clausole di disdetta e deviazioni dagli standard non ti sfuggono
• Ti piace coordinare: fornitori esterni, più sedi e più temi aperti contemporaneamente non ti mettono in difficoltà
• La fatturazione e la gestione dei crediti non ti sono estranee, e i solleciti non ti spaventano
• Hai dimestichezza con l’informatica, impari velocemente nuovi strumenti e sei interessata/o all’intelligenza artificiale
• Parli molto bene il tedesco e/o l’italiano – l’inglese è un plus

Sarebbe un plus, ma non è indispensabile:

• Prime esperienze in ambito assicurativo o nel contatto con broker assicurativi
• Prime esperienze con domande di contributi e finanziamenti
• Esperienza nella gestione operativa del personale e nella sicurezza sul lavoro