Kein Tag ist wie der andere: mal verlängerst du einen Liefervertrag rechtzeitig vor Fristablauf, mal schickst du eine Mahnung raus, die sitzt, aber freundlich bleibt, mal räumst du einen Verwaltungsvorgang aus dem Weg, bevor ihn jemand vermisst. Struktur ist dabei dein bester Freund.

Deine Aufgaben:

• Du verwaltest Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern und Mietverhältnissen – Erfassung, Verlängerung, Kündigungsfristen – und pflegst ein sauberes Vertragsregister
• Du übernimmst die allgemeine Verwaltung – Postbearbeitung, Dokumentenarchivierung, behördliche Korrespondenz
• Du koordinierst Office- und Facility-Management-Themen unserer Standorte – externe Dienstleister wie Reinigung, Wartung und Hausverwaltung, Büroausstattung und -organisation sowie den Fuhrpark
• Du erstellst und versendest Ausgangsrechnungen und betreibst das Forderungsmanagement bis zum Zahlungseingang – inklusive Mahnwesen nach klar definierten Stufen
• Du beantwortest Anfragen aus den Geschäftsbereichen zu Vertrags- und Verwaltungsthemen – oder eskalierst sie sauber an deinen Vorgesetzten
• Du hältst nebenbei das Versicherungsportfolio der Gruppe aktuell und bist erste Ansprechperson für die Makler
• Du arbeitest IT-affin mit unseren Verwaltungs-, Vertrags- und Fakturierungssystemen und treibst die Automatisierung wiederkehrender Abläufe voran
• Du arbeitest bei Förderungen mit – Unterlagen zusammenstellen, Fristen und Nachweispflichten im Blick behalten
• Du setzt das operative Personal-Wesen und die Arbeitssicherheit administrativ um – Pflichtunterweisungen, Einhaltung von Fristen und Dokumentation
• Du unterstützt aktiv bei der Weiterentwicklung der Prozesse im Backoffice

Ein Abschluss ist schön – aber kein Muss. Was zählt: Organisationstalent, ein Auge fürs Detail und die Ruhe, auch bei mehreren offenen Fristen den Überblick zu behalten.

Das macht dich zu einem top Match:

• Du hast bereits in der Verwaltung, im Office- oder Facility-Management oder in einer ähnlichen Rolle gearbeitet
• Verträge liest du aufmerksam – Fristen, Kündigungsklauseln und Abweichungen von Standards fallen dir auf
• Du koordinierst gern – externe Dienstleister, mehrere Standorte, mehrere offene Themen gleichzeitig bringen dich nicht aus dem Konzept
• Rechnungsstellung und Forderungsmanagement sind dir nicht fremd, Mahnwesen schreckt dich nicht ab
• Du bist IT-affin, lernst neue Tools schnell und hast Interesse an Künstlicher Intelligenz
• Du sprichst sehr gut Deutsch und/oder Italienisch – Englisch ist ein Plus

Schön, aber kein Muss wäre:

• Erste Berührungspunkte mit Versicherungsthemen oder im Kontakt mit Versicherungsmaklern
• Erste Berührungspunkte mit Fördermittel-Anträgen
• Erfahrung im operativen Personalwesen und in der Arbeitssicherheit