Kein Tag gleicht dem anderen: mal sorgst du dafür, dass ein Vertrag pünktlich verlängert wird, mal prüfst du die Ist-Daten fürs Controlling, mal coachst du deine Backoffice Specialists durch eine enge Frist. Verlässlichkeit ist dabei kein Zufall – sie ist dein Handwerk.

Deine Aufgaben:

• Du deckst den Contracts-, Insurance-, Administration- und Billing-Bereich fachlich selbst ab – von Vertrags- und Versicherungsverwaltung bis zur Erstellung, dem Versand und dem Forderungsmanagement der Ausgangsrechnungen
• Du führst den Bereich Incoming Invoices & Payroll mit Buchhaltungs-Grundwissen – du ordnest die Zahlen ein, prüfst auf Plausibilität und steuerst Fristen
• Du führst und entwickelst dein Team – mit regelmäßigem Feedback, klarer Priorisierung und verlässlicher Vertretungsplanung
• Du hältst Budget und Kosten deines Bereichs im Rahmen und lieferst der Geschäftsleitung, sowie auch allen anderen Geschäftsbereichen, termingerechte Ist-Daten
• Du sicherst Verlässlichkeit und Standards – Freigabewege, Vier-Augen-Prinzip – und legst fest, wo Künstliche Intelligenz eure Abwicklung sinnvoll unterstützt
• Du verantwortest Förderungen – von der Recherche über die Antragstellung bis zur Abrechnung
• Du verantwortest das operative Personal-Wesen und die Arbeitssicherheit der Gruppe

Ein Abschluss in BWL oder Rechnungswesen ist schön – aber kein Muss. Was wirklich zählt: mehrjährige Erfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Office-Management, ein Blick fürs Detail und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig sauber zu halten.

Das macht dich zu einem top Match:

• Du bringst mehrjährige Erfahrung in Verwaltung, Vertragswesen oder Buchhaltung mit – idealerweise mit erster Führungserfahrung
• Buchhaltungs-Grundwissen ist für dich kein Fremdwort – du liest und verstehst Zahlen, auch wenn du sie nicht selbst buchst
• Du denkst strukturiert, hältst Fristen heilig und lässt dich von mehreren Bällen in der Luft nicht aus der Ruhe bringen
• Du führst gern – mit klaren Ansagen, echtem Interesse an deinem Team und Gespür für Prioritäten
• Digitale Tools und erste Berührungspunkte mit Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung sind für dich kein Neuland
• Digitale Tools und erste Berührungspunkte mit Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung sind für dich kein Neuland
• Du sprichst sehr gut Deutsch und/oder Italienisch – Englisch ist ein Plus

Schön, aber kein Muss wäre:

• Du hast schon einmal einen Verwaltungs- oder Finance-Bereich geführt
• Du kennst dich mit Förderprogrammen und Fördermittel-Anträgen aus
• Du hast Erfahrung im operativen Personalwesen und in der Arbeitssicherheit